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Projektbeschreibung (Abschnitt 5.2)

Ablauf

Der Zeitplan des Modellprojekts erstreckt sich über den Zeitraum von Oktober 2003 bis September 2006 (vgl. Abb. 3). In der Startphase wurde die Projektinfrastruktur auf Verbund- und Einrichtungsebene etabliert und eine gemeinsame Eröffnungsveranstaltung durchgeführt. Im Vorfeld der Eröffnungsveranstaltung wurden die vordringlichen Problembereiche, die bei Gründung des Verbundes zum Zeitpunkt der Antragstellung von diesen benannt worden waren, weiter eingegrenzt und soweit vorbereitet, dass auf der zweitägigen gemeinsamen Tagung im Januar 2004 die drei vordringlichsten Probleme herausgearbeitet und in ihrer Priorität festgelegt werden konnten. Weiterhin wurde Anfang 2004 festgelegt, mit welchen Indikatoren diese Problembereiche erfasst werden sollen.

Bis Dezember 2003 sollten dann die vereinbarten Ergänzungen zum Geriatrischen Minimum Data Set technisch umgesetzt und auf Einrichtungsebene (Erhebung und Erfassung) implementiert, damit die einrichtungsübergreifend einheitliche Datenerhebung ab dem 2. Quartal 2004 kontinuierlich erfolgen kann. Eine im Umfang vergleichsweise aufwändigere technische Anpassung von GEMIDAS wurde zuletzt im März 2002 beim Umstieg von Version 3.0 auf Version 4.1 von der Forschungsgruppe Geriatrie der Charité realisiert, sodass hier auf umfangreiche Erfahrungen zurückgegriffen werden kann. Quartalsstatistiken einschließlich der ergänzten Indikatoren werden den Einrichtungen seit dem 4. Quartal 2004 zur Verfügung gestellt, nachdem die Anpassungen der Datenbank- und Auswerteroutinen im 2. Quartal 2003 weitgehend abgeschlossen wurden.

Auf Einrichtungs- und Verbundebene erfolgte nach der Eröffnungsveranstaltung ab April 2004 die erste Analyse- und Planungsphase zur Beschreibung vorhandener Probleme und möglicher Lösungswege zur Verbesserung der Ergebnisqualität im ersten Problembereich mit der höchsten Priorität (Stürze). Dieser Problembereich wird im Verlauf des Modellprojekts die längste Beobachtungs- und Evaluationsdauer besitzen. Die Arbeit in den einrichtungsinternen Qualitätszirkeln wird dabei von besonders geschulten Moderatoren geleitet, die auch als Schnittstelle zwischen Einrichtungs- und Verbundebene fungieren.

Das erste Moderatorentreffen auf Verbundebene wurde am 04.06.2004 durchgeführt. Hier wurden die in den einrichtungsinternen Qualitätszirkeln (QZ) herausgearbeiteten Kernprobleme und Lösungsansätze zum ersten Problembereich erörtert und Ansätze für gemeinsame "Best Practice"-Lösungen erarbeitet. In Vorbereitung auf dieses Arbeitstreffen wurde das in der Startphase implementierte Internetforum genutzt, um bereits im Vorfeld die verbundübergreifende Diskussion auf die zentralen Problembereiche und Lösungsansätze zu fokussieren. Ziel war dabei, aus den jeweiligen einrichtungs-, zum Teil regionsspezifischen Problemlagen den allgemeinen, gemeinsamen Kern herauszuarbeiten und darauf die jeweiligen Prinzipien einer "Best Practice"-Lösung zu basieren, deren Umsetzung vor Ort wiederum den lokalen Besonderheiten angepasst werden kann. Beispielsweise kann die Einrichtung eines geriatrischen Konsils oder die Einbindung von Fachpersonal der Geriatrie in Rettungs- oder Aufnahmestellen keine prinzipielle "Best Practice"-Lösung in diesem Sinne sein, da eine solche von vornherein nicht überall umgesetzt werden kann. Das diesen oder ähnlichen Überlegungen zugrundeliegende Prinzip lässt sich jedoch sehr wohl allgemeiner formulieren, beispielsweise als "frühzeitige Einflussnahme auf die Steuerung der Patientenströme" mit nachfolgender Aufzählung prototypischer, konkreter Umsetzungsmöglichkeiten. Die der individuellen Situation einer Einrichtung angepasste Strategie zur Umsetzung eines solchen Prinzips wäre wiederum Aufgabe des QZ auf Einrichtungsebene, wobei jeder Moderator eines QZ durch das Internetforum des Verbundes Unterstützung findet: Dort kann die konkretisierte lokale Umsetzung eines einrichtungsübergreifend definierten "Best Practice"-Prinzips mit den übrigen Moderatoren und der Verbundleitung kontinuierlich rückgekoppelt werden. Selbstverständlich wird das Forum jeweils allen Mitgliedern der Qualitätszirkel offen stehen, von Verbundleitung und Moderatoren der QZ wird jedoch erwartet, sich am Forum regelmäßig aktiv zu beteiligen, Fragen und Anregungen aufzugreifen und zu beantworten bzw. zu hinterfragen.

Bis Ende 2004 wurden im Gemidas-QM-Forum insgesamt 80 Benutzer registriert, 183 Beiträge verfasst und 70 Protokolle von Sitzungen lokaler Qualitätszirkel online gestellt.

Die erste und zweite Umsetzungsphase - beginnend 08/2004 bzw. 05/2005 - sind auf jeweils 5 Monate angelegt. In diesen Phasen sollen alle Schritte eingeleitet werden, die für die Umsetzung der "Best Practice"-Prinzipien lokal erarbeitet und festgelegt wurden. Der relativ lange Zeitraum macht zunächst einmal deutlich, dass hier der Schwerpunkt des Projekts liegt. Er soll sicherstellen, dass vor dem zuvor festgelegten Stichtag (jeweils zu einem Quartalsbeginn) noch unvermutet auftretende Probleme gelöst werden können, beispielsweise indem das konkrete Vorgehen lokal noch einmal modifiziert wird. Der Prozess der Umsetzung wird einrichtungsintern vom QZ initiiert und begleitet und kann gegebenenfalls in seiner Ausgestaltung und Anpassung im Forum zwecks Rückkopplung zur Diskussion gestellt werden. Bis zu dem für jede Umsetzungsphase vorab festgelegten Stichtag an einem Quartalsbeginn sollen dann die modifizierten Prozesse implementiert sein, um anschließend mindestens ein Quartal evaluieren zu können, in dem keine weiteren gezielten Modifikationen des Vorgehens vorgenommen wurden. Eine deutlich vor dem festgelegten Stichtag abgeschlossene Umsetzungsphase ist vom jeweiligen Moderator zu dokumentieren und an die Projektzentrale zu übermitteln, damit gegebenenfalls Maßnahmen zur Modifikation des Evaluationsprozesses eingeleitet werden können (Definition der Stichproben zur Evaluation des Ausgangs- und Ergebniszustands: Prä/Post).

Unmittelbar nach Abschluss einer Umsetzungsphase beginnt die nächste Analyse- und Planungsphase, die sich dem in der Priorität jeweils folgenden Problembereich zuwendet. Der Ablauf entspricht dem oben beschriebenen. Insgesamt erstrecken sich damit Analyse, Planung und Umsetzung zu einem Problembereich über 9 Monate, bevor von einer in der Routine verankerten, gezielten Änderung hinsichtlich einrichtungsinterner Strukturen und/oder Prozesse ausgegangen wird. Die Auswirkungen des modifizierten Vorgehens bzw. der Strukturmaßnahmen können dann prospektiv im Folgequartal analysiert werden. Der relativ lange Zeitraum berücksichtigt damit, dass eine Verankerung von Änderungen des Vorgehens und/oder von Strukturen im Routineablauf keine einfache Aufgabe darstellt, zumal dann nicht, wenn sich zeitgleich die Rahmenbedingungen (Fallpauschaleneinführung) zumindest im Krankenhausbereich grundlegend verändern.

In jeder Analyse- bzw. Planungsphase sowie in jeder Umsetzungsphase findet jeweils zu Beginn ein Moderatorentreffen auf Verbundebene statt. Dies dient dem direkten, kollegialen Erfahrungsaustausch und der konkreten Vorbereitung auf die jeweils nächste Phase. Zwischen zwei Moderatorentreffen liegen in der Regel 4 Monate, in denen als gemeinsame Kommunikationsbasis die Projektzentrale und das Internetforum dem kontinuierlichen fachlichen Austausch dient. Die jeweiligen Projektabschnitte mit den zugehörigen wesentlichen Meilensteinen sind nachstehend noch einmal im Einzelnen aufgeführt.

1. Projektabschnitt: Startphase (Oktober 2003 - März 2004)
  • Etablierung der Projektinfrastruktur auf Verbundebene (Projektleitung, Evaluation, Kommunikation, Internetplattform)
  • Etablierung der Projektinfrastruktur auf Einrichtungsebene (Gründung der Qualitätszirkel, Festlegung der Moderatoren)
  • Vorbereitung und Durchführung der Eröffnungsveranstaltung im Januar 2004
    • Vorstellung des Projekts und Festlegung des Arbeitsplans, Anstoß der Qualitätszirkelarbeit, Schulung der Moderatoren in Qualitätsmanagement und Qualitätszirkelleitung
    • Erstellung einer Prioritätenliste der Problembereiche
  • Erarbeitung und Festlegung ergänzender Indikatoren für die zu bearbeitenden Problembereiche
  • Implementierung der ergänzenden Indikatoren auf Verbundebene (Anpassung der zentralen Datenbank und Erfassungssoftware) und auf Einrichtungsebene (Erhebung und Erfassung)
  • Erarbeitung und Bereitstellung von Schulungsunterlagen, Piloterprobungen von Betriebsabläufen und Erhebungsinstrumenten
2. Projektabschnitt (April 2004 - Dezember 2004)
  • Analysen zum Problembereich 1 mit höchster Priorität
  • Erarbeitung von Benchmarks aus dem Vergleich der Ergebnisqualität bezüglich Problembereich 1
  • 1. Moderatorentreffen Mai 2004
    • Schulung: Prozessanalyse und Organizational Redesign
    • Vergleich der einrichtungsspezifischen Strukturen und Prozesse
    • Analyse von Stärken und Schwächen
    • Entwicklung und Festlegung von "Best Practice"-Lösungen für ausgewählten Problembereich
  • Erste Umsetzungsphase: Implementierung auf Einrichtungsebene (April - Juli 2004)
  • 2. Moderatorentreffen September 2004: Erfahrungsaustausch, Vorbereitung der 1. Evaluation, Vorbesprechung zur Analyse und Planung des zweiten Problembereichs
3. Projektabschnitt (Januar 2005 bis September 2005)
  • Evaluation des 4. Quartals 2004 (nach Umsetzung der ersten "Best Practice"-Lösungen) im Vergleich zum 2. Quartal 2004 (vor Beginn der ersten Umsetzungsphase); Erstellung des 1. Evaluationsberichts
  • Analysen zum Problembereich 2 auf Einrichtungsebene
  • Erarbeitung von Benchmarks aus dem Vergleich der Ergebnisqualität bezüglich Problembereich 2
  • 3. Moderatorentreffen Januar 2005
    • Präsentation und Diskussion des 1. Evaluationsberichts
    • Vergleich der einrichtungsspezifischen Strukturen, Prozesse und Ergebnisse
    • Analyse von Stärken und Schwächen
    • Entwicklung und Festlegung von "Best Practice"-Lösungen für zweiten Problembereich
  • Zweite Umsetzungsphase: Implementierung auf Einrichtungsebene (Mai - September 2005)
  • 4. Moderatorentreffen Mai 2005: Erfahrungsaustausch, Vorbereitung der 2. Evaluation, Vorbesprechung zur Analyse und Planung des dritten Problembereichs, Zwischenevaluation des Verbundprojekts
4. Projektabschnitt (Oktober 2005 bis April 2006)
  • Evaluation des 3. Quartals 2005 (nach Umsetzung der zweiten "Best Practice"-Lösung) im Vergleich zum 1. Quartal 2005 (vor Beginn der zweiten Umsetzungsphase); Erstellung des 2. Evaluationsberichts
  • Analysen zum Problembereich 3 auf Einrichtungsebene
  • Erarbeitung von Benchmarks aus dem Vergleich der Ergebnisqualität bezüglich Problembereich 2
  • 5. Moderatorentreffen September 2005
    • Präsentation und Diskussion des 2. Evaluationsberichts
    • Vergleich der einrichtungsspezifischen Strukturen, Prozesse und Ergebnisse
    • Analyse von Stärken und Schwächen
    • Entwicklung und Festlegung von "Best Practice"-Lösungen für dritten Problembereich
  • Dritte Analyse-, Planungs- und Umsetzungsphase: Implementierung auf Einrichtungsebene (Oktober 2005 - April 2006)
  • 6. Moderatorentreffen Januar 2006: Erfahrungsaustausch, Vorbereitung der 3. Evaluation und Abschlussauswertung des Modellprojekts, Diskussion der Kriterien für Kosten-/Nutzen-Analysen, Diskussion zur Analyse und Planung weiterer Problembereiche
5. Projektabschnitt (Mai bis September 2006)
  • Erneuter Vergleich der Ergebnisqualität in beiden Problembereichen
  • Evaluation der neu installierten Strukturen und Prozesse sowie des Projektverlaufs; Durchführung von Kosten/Nutzen-Analysen; Erstellung eines abschließenden Evaluationsberichts
  • Unterstützung der Planung sowie Begleitung eines 7. Moderatorentreffens in Eigenregie des Verbundes (ohne Förderung); Problemanalysen hinsichtlich Nachhaltigkeit
  • Vorbereitung und Durchführung der Abschlussveranstaltung im September 2006:
    • Vorstellung und Diskussion der Ergebnisse aus der abschließenden Projektevaluation; Vorstellung und Diskussion des zusammenfassenden Projektberichts
    • Vorstellung und Diskussion der Kosten/Nutzen-Analysen
    • Abschließender Erfahrungsaustausch zur Umsetzung und Verankerung der drei modellhaften "Best Practice"-Lösungen in den teilnehmenden Einrichtungen und zur Planung / Umsetzung weiterer Problembereiche
    • Erarbeitung und Verabschiedung einer Empfehlung zur Implementierung und Weiterentwicklung des Benchmarkings in der geriatrischen Patientenversorgung durch die Bundesarbeitsgemeinschaft der Klinisch-Geriatrischen Einrichtungen e.V.

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